Konsultan Maritim

Prosedural penutupan persetujuan asuransi menetapkan bahwa persetujuan asuransi (asuransi apapun) harus dibuktikan dengan adanya surat perjanjian asuransi yang lazim disebut “polis asuransi” (insurance policy). Bahasa populernya sering diucapkan sebagai “tiada polis, tidak ada asuransi” atau “no policy, no insurance”.
Satu hal dalam semboyan ini yang perlu disimak adalah bahwa penerbitan polis, sebagai suatu surat perjanjian, produk hukum, memakan waktu lama yaitu satu minggui. Memang perusahaan asuransi umumnya sudah menyiapkan cetakan polis asuransi (blanko polis asuransi) dengan format standard tetapi jangan dilupakan bahwa pengisian substansi asuransi yang penting ke dalam polis yang akan diterbitkan untuk setiap persetujuan asuransi yang akan ditandatangani bersama antara tertanggung (the insured) dengan penanggung (the insurer) harus akurat dan untuk itu formulir polis tetap harus dibaca dengan teliti sebelum substansi dimasukkan dan untuk itu biasanya juga diperlukan membaca pokok-pokok persetujuan standard yang ada (sesuai ketentuan hukum positif dan sesuai pula dengan kebijakan dasar penanggung.
Jadi prosedur standard penerbitan polis yang memakan waktu satu minggu memang sudah wajar walaupun mungkin bisa ditekan menjadi tiga hari kerja, namun waktu tiga hari kerja itupun tetap lama kalau diingat bahwa aplikasi penutupan asuransi dimaukkan pagi hari ini dan kapal yang mengangkut barang yang (akan) diasuransikan itu berangkat sore nanti (pada hari yang sama). Kalau kapal sudah berangkat dan polis asuransi belum terbit, itu berarti muatan tertentu berangkat dalam proses pengangkutan laut tanpa dilindungi oleh asuransi.
Untuk menghindarkan terjadinya hal itu maka, sambil menunggu polis disiapkan, penanggung dapat menerbitkan “Cover Note” yang boleh kita sebut sebagai polis sementara, sekaligus polis ringkas karena hanya mencantumkan pokok-pokok persetujuan (substansi asuransi) sedangkan kalimat-kalimat bersandarkan hukum positif dan pokok kebijakan perusahaan asuransi, tidak disertakan. Dengan demikian cover note dapat disiapkan dalam waktu sepuluh menit sehingga pegawai importir yang mengajukan aplikasi penutupan asuransi dapat menunggunya.
Karena cover note merupakan polis sementara maka kalau polis sudah terbit dan sudah diserahkan kepada tertanggung, cover note batal demi hukum dan boleh diabaikan. Dalam praktek: disimpan dalam arsip transaksi impor yang bersangkutan.
Dari pembahasan di atas dapat dilihat bahwa belum siapnya polis diatasi dengan penerbitan cover note sehingga importir tidak merasa ragu menunggu kedatangan barang impornya yang sudah dalam proses berlayar karena pengangkutan barang tersebut dilindungi asuransi. Tetapi ada juga situasi di mana pengangkutan barang tidak dilindungi polis, tidak juga cover note, yaitu kalau jarak antara pelabuhan ekspor dengan pelabuhan impor barang terlalu dekat dan masa layar hanya memakan waktu (kurang dari) dua hari, misalnya ekspor dari Singapore ke Tanjung Priok.
Kalau pengapalan barang ekspor dari Singapore terjadi pada hari Sabtu, berkemungkinan barang tersebut tidak dilindungi asuransi kalau kapal yang mengangkut barang itu bertolak dari Singapore Sabtu sore hari dan kapal sudah tiba di Tanjung Priok hari Senin berikutnya, pagi-pagi sebelum kantor buka (atau Minggu tengah malam). Pada hari Sabtu kantor tutup tetapi pegawai operasional tetap bekerja namun hanya sampai jam duabelas, jadi tetap tidak dapat menerbitkan cover note walaupun penerbitan polis dapat ditunda.
Bagaimana mengatasi kemungkinan terjadinya pengangkutan barang impor yang tidak dilindungi asuransi seperti itu?
Dalam artikel yang blogger terbitkan kemarin, disarankan agar “frequent importer” memilih jenis penutupan “warehouse to warehouse cover”, untuk menghindarkan tidak terasuransikannya satu atau lebih dari satu shipment karena pegawai importir belum mengajukan “deklarasi asuransi” (insurance application letter).
Maka penulis juga menganjurkan agar “frequent importer” mengadakan kesepakatan dengan perusahaan asuransi langganannya untuk membuka “polis induk” berupa “Open Cover” atau “Open Policy”, dalam jenis polis induk mana disepakati tentang pokok-pokok persetujuan asuransi yang berlaku dalam jangka waktu tertentu (biasanya satu tahun) ke depan atau persetujuan tanpa batas waktu tetapi sampai penutupan mencapai jumlah tertentu misalnya kalau jumlah penutupan sudah mencapai USD.1.000.000.- maka Open Cover otomatis berakhir tetapi dapat diperpanjang secara otomatis pula (atau dengan kesepakatan baru).
Dengan adanya polis induk tersebut maka pengasuransian atas barang impor yang pengangkutannya berlangsung dalam waktu pendek seperti yang diulas di atas, tidak menjadi masalah karena polis dapat diterbitkan kapan saja, juga setelah barang tiba di gudang importir dan sudah habis diolah menjadi barang lain. Juga claim kepada underwriter, bila barang rusak atau hilang, dapat dilakukan kapan saja karena kalau kerugian terjadi saat polisnya belum ada maka claim dapat ditunda, yang penting kelengkapan administratif bagi pengajuan claim itu sudah disiapkan, seperti Survey Report.
Mekanisme ini juga menguntungkan bagi underwriter karena tertanggung bisa menyampaikan deklarasi asuransi misalnya sebulan sekali pada akhir bulan, juga penagihan premi asuransi dapat dilakukan sebulan sekali (atau tiga bulan sekali) sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan.
Namun praktek tersebut membuka peluang bagi kecurangan di pihak tertanggung, yaitu hanya mengajukan aplikasi penutupan asuransi bagi transaksi kecil-kecil dan yang terkena risiko sementara untuk transaksi bernilai besar yang barangnya tiba dengan selamat di gudang, tidak diajukan aplikasi.
Untuk menangkal praktek nakal seperti itu, penanggung yang bonafide tentunya sudah mempunyai resepnya yang cespleng, antara lain dengan membangun kerjasama dengan perusahaan pelayaran yang diketahui menjadi langganan importir dalam pengapalan barang-barangnya dari seluruh dunia.
Dengan meminta cargo manifest dari perusahaan pelayaran tersebut, penanggung dapat mengetahui apakah importir pelanggannya itu melakukan malapraktik atau tidak dan kalau ditemukan indikasi tidak mengajukan aplikasi atas shipment besar (yang dia ketahui juga telah tiba dengan selamat) kecurangan itu dapat diungkap melalui sindiran bahwa tertanggung kelupaan mengajukan aplikasi atas shipment dengan Bill of Lading tertentu, sambil dia membuka manifest untuk menunjukkan shipment bernilai besar yang aplikasi asuransinya “kelupaan diajukan” itu.
Bisnis asuransi adalah bisnis kepercayaan, maka semua pihak seyogyanya menerapkan prinsip kepercayaan itu.